TOP 10 des erreurs à ne pas commettre pour organiser votre conférence en entreprise

Organiser une conférence est un travail de taille qui nécessite une planification minutieuse et une attention spéciale aux détails. Donc, pour réussir une conférence, il est important d'éviter les erreurs courantes mais fatales qui peuvent compromettre l'expérience des participants mais aussi celle des intervenants. Dans cet article, nous allons passer en revue le Top 10 des erreurs les plus courantes à éviter lors de l'organisation d'une conférence en entreprise.

1. Ne pas définir clairement les objectifs de la conférence

Avant de commencer à organiser une conférence, il est nécessaire de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Cela vous aidera à orienter les décisions que vous prendrez tout au long du processus de planification. Les objectifs de votre conférence peuvent inclure la formation de réseaux, la diffusion d'informations, la génération de prospects ou la promotion de votre marque. Sans cela, vous risquez de perdre de vue le but ultime de la conférence.

2. Choisir une date et un lieu inappropriés

Choisir correctement la date et le lieu de la conférence est crucial pour la réussir. Vous devez tenir compte des jours fériés, des vacances scolaires et de tout événement susceptibles d'affecter la participation de vos collaborateurs. De plus, le lieu de votre conférence doit être facilement accessible et adapté à la taille et au type de votre évènement. Si vous choisissez un lieu inapproprié ou difficile d'accès, vous risquez de décourager les participants potentiels.

3. Ne pas prévoir suffisamment de temps pour la planification

Organiser une conférence demande du temps et de l'énergie. Il est donc important de prévoir suffisamment de temps pour la planification, la recherche de sponsors, la promotion de l'événement et la coordination avec les intervenants. Si vous ne prévoyez pas suffisamment de temps, vous risquerez tout bonnement de manquer des détails essentiels et de compromettre la qualité de votre événement.

4. Ne pas engager les bons intervenants

Les intervenants jouent un véritable rôle dans la réussite de votre conférence. Il est fondamental de choisir des intervenants compétents et expérimentés dans leur domaine. Si vous ne choisissez pas les bons intervenants, vous risquerez de perdre l'attention du public, et donc, de nuire à la réputation de votre événement.

5. Ne pas prévoir suffisamment de temps pour les pauses

Il va sans dire que les pauses sont essentielles pour que vos collaborateurs puissent se détendre, réseauter et assimiler les informations qu'ils ont apprises. Si vous ne prévoyez pas suffisamment de temps pour les pauses, vous risquez de créer un environnement stressant et d'épuiser les participants mais aussi votre intervenant.

6. Ne pas promouvoir l'événement suffisamment tôt

La promotion est essentielle pour attirer des participants à votre événement. Si vous ne commencez pas à promouvoir votre conférence suffisamment tôt, vous risquez de manquer des participants potentiels. Utilisez les réseaux sociaux de votre entreprise (Instagram, Facebook, Linkedin,..), les e-mails et les publicités payantes pour promouvoir votre événement et prévenir vos collaborateurs et participants.

7. Ne pas prévoir suffisamment de temps pour les questions et réponses

Les questions et réponses sont une partie importante de toute conférence. Cela permet aux participants de poser des questions spécifiques et de clarifier les informations qu'ils ont apprises et assimilés. Si vous ne prévoyez pas suffisamment de temps pour les questions et réponses, vous risquez de frustrer les participants qui peuvent se sentir exclus voir non satisfaits de l'information reçue.

8. Ne pas prévoir de plan de secours

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Il est important d'avoir un plan de secours (un plan B) en cas de problèmes imprévus tels que des problèmes techniques, des annulations d'intervenants ou des retards de transport. Avoir un plan de secours en place vous permettra de réduire votre stress, réagir rapidement et minimiser les perturbations de votre conférence.

9. Ne pas tenir compte des besoins des participants

Il est important de tenir compte des besoins des participants lors de la planification de votre conférence. Cela inclut des besoins tels que des exigences alimentaires, des besoins en matière d'accessibilité ou des besoins en matière d'hébergement. En ne prenant pas en compte ces besoins, vous risquez d'exclure des collaborateurs potentiels, et ainsi, limiter la portée de votre événement.

10. Ne pas avoir de stratégie de suivi

Après la fin de la conférence, il est important d'avoir une stratégie de suivi pour maintenir l'intérêt des participants. Cela peut se faire sous différente forme : l'envoi d'un e-mail de remerciement, la demande de commentaires sur l'événement et la promotion de votre prochaine conférence. L'avis de vos collaborateurs (pour savoir ce qui allait ou non) est essentiel pour organiser une future conférence totalement réussit.

En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez organiser une conférence réussie qui offrira une expérience enrichissante et productive pour tous les participants et intervenants impliqués.

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